Mire figyeljünk ha egy munkatársunk távozik?
Amikor új kolléga érkezik a céghez és biztosnak tűnik helye a cégben, akkor természetes, hogy adunk Neki:
- e-mail címet
- feltesszük elérhetőségeit a weblapra
- munkatársaknak és ügyfeleknek is közzétesszük az új kolléga elérhetőségeit, munkakörét
- munkaköri leírást
- munkaszerződést
- balesetvédelmi jegyzőkönyvet
- felvesszük céges statisztikai és motivációs rendszerünkbe
- kiosztjuk felelősségkörét a céges szervezési táblán
- névjegykártyát
- céges telefont
- hálózati belépéshez felhasználónevet és jelszót
- saját munkamappákat
- riasztókódot (mindenkinek saját legyen!)
- esetleg irodakulcsot
- stb.
És mi van akkor amikor elmegy? Megtesszük ugyanezeket a lépéseket visszafelé?
- a használaton kívüli e-mail címre érkező leveleket ki kapja meg?
- weblapon szereplő munkakörét ki látja el, ki veszi fel a telefonját?
- a munkatársak kihez fordulnak azokkal a problémákkal amit eddig a régi kolléga oldott meg?
- jogilag is tisztáztuk a régi kolléga kilépését?
- statisztikáinkban az Ő neve meddig fog még szerepelni?
- ki tartozik felelősséggel adott munkafolyamatokért a jövőben?
- maradék névjegykártyákat visszakértük, vagy esetleg lehetőséget adunk egy rossz viszonyban eltávozott ex-kolléga visszaéléseire?
- meddig telefonál még a mi számlánkra?
- kitöröltük a számítógéphez való hozzáférését, vagy esetleg majd akkor amikor távolról törölte vagy ellopta a cég adatait?
- töröltük / áthelyeztük a régi munkamappákat, vagy minden új kolléga elveszik bennük, miközben rácsodálkozik, hogy "jé, mennyien dolgoztak már itt"?
- vajon mindenki ismeri már egymás jelszavát és riasztókódját, vagy ezt mindig karbantartjuk, időnként lecseréljük?
- irodakulcsot visszavettük, vagy majd inkább lecseréljük a zárakat? (persze olyan zárakat alkalmazunk, melynek kulcsait nem lehet másolni)
- megváltoztattuk egyéb kódjainkat amiknek felhasználása félreértésekre adhat még okot? (páncélszekrény, adatmentés, jelszavak, kivonuló szolgálat lemondó kód, stb.)
- nyilatkoztattuk a kilépőt, hogy a cég adatait bizalmasan kezeli, és azokat nem vitte haza?
Tapasztalatom szerint sajnos ezek a lépések rendszerint hiányosan kerülnek kivitelezésre, pedig nem árt az óvatosság! Nem arról van szó, hogy egy kilépőről azt kell feltételezni, hogy rosszat akar, hiszen nagyon jó viszonyban is el lehet válni. Szerencsére a legtöbb esetben ez így is van, és akár még javulhat is a kapcsolat, de az ördög nem alszik, lehet ez fordítva is… Továbbá tartozunk annyival az ex-kollégának, hogy az utána jövőknek sem adjuk ki (esetlegesen máshol, privát szférában is használatos) jelszavait, adatait. Egy munkakapcsolatot ugyanúgy kell lezárni, mint egy üzleti ciklust!
Amennyiben nem ügyelünk arra, hogy ezek a kódok, jelszavak ne forogjanak cégen belül (és kívül) közkézen, egy esetleges "esemény" bekövetkezte után sokkal kevesebb esélyünk lesz megtalálni a valódi felelőst, és gyanúba sodorhatunk olyanokat is, akik a saját vezetői felelőtlenségünk, hiányosságunk miatt kerülnek képbe!
Részlet egy felvételi beszélgetésből: "Amennyiben én kapom meg az állást, úgy cd-n szállítom a konkurencia üzleti adatait…"
Loading ...